להלן מספר שאלות לבחינת כדאיות הטמעת אוצר בארגון שלך

צורך בייעול ושיפור תהליכים:

• האם יש בזבוז זמן יקר על חיפוש מידע ומסמכים בקלסרים ובארכיונים פיזיים?
• האם יש בזבוז זמן בהעברת מידע בין מחלקות ו\או שינוע מסמכים בין סניפים?
• האם יש צורך של מספר עובדים לעבוד במקביל על אותו תיק מסמכים / תהליך?
• האם יש בזבוז זמן על תיוקים אינסופיים, בעיות איתור מסמכים ואובדן מידע?
• האם קיים צורך בארכיונים דיגיטליים מובנים כגון: תיקי לקוחות, עובדים, ספקים וכו'?
• האם קיים צורך לשפר ולבקר תהליכי עבודה פנים ארגונים / חוץ ארגוניים ?
• האם יש לך טפסים פיזיים שברצונך למכן (טפסים אלקטרונים(?

צרכי הנהלה:

• האם יש צורך בתיעוד ושמירת מסמכים בשל דרישות רגולציה?
• האם יש צורך לבצע מעקב אחר סיכומי דיון ומעקב החלטות ומשימות?
• האם יש צורך בשיפור תהליכים מבוססי מסמכים לצורך קבלת החלטות ובקרה בזמן אמת?

צורך בחיסכון:

• האם ישנן הוצאות גדולות על שטחי אחסון מסמכים בארגון ו\או בארכיב?
• האם נגרם עיכוב בתהליכי עבודה בגלל חוסר זמינות מידית של המסמכים?
• האם קיימת הוצאה גדולה של ניירת, הדפסות, צילומים, קלסרים וכד'?

- אחת התשובות חיובית? צור קשר ותקבל הצעה -

• יכולת התממשקות לכל מערכות הליבה בארגון (CRM/ERP/BI) לצורך הקמת תיקים ומפתוח אוטומטיים.
• מערכת וובית שאין בה צורך בהתקנה בתחנות קצה. העבודה מתבצעת עם דפדפן אינטרנט בגרסה 5.5 ומעלה.
• מערכת אוצר בנויה על אשפים חכמים המאפשרים הגדרה דינמית של ארכיונים, תהליכי עבודה, הרשאות ועוד באופן ידידותי ומהיר ללא תכנות.
• אוטומציה מלאה של זיהוי טפסים, מפתוח ותיוק אוטומטי.
• אחזור מהיר של עד כחצי שנייה לכל סוגי הקבצים (מסמכים, מיילים, pdf ,אודיו, office,).
• אבטחת מידע גרנולרית ב-3 רמות אבטחה.
• דרישות חומרה בסיסיות ובסיס נתונים סטנדרטי ע"פ בחירת הלקוח.
• שמירת נפחי מידע גדולים בשל יכולת כיווץ (כ KB50 למסמך סרוק).
• הטמעת פתרון מהירה ופשוטה בשל האשפים החכמים במערכת.

•  פלטפורמה תומכת קבלת החלטותבזמן אמת.
• ייעול פריון ותפוקת עבודה במחלקות השונות.
•  ניהול כלל המידע הארגוני במקום מרכזי אחד ע"פ הרשאות: תיקי לקוחות, 
     עובדים, ספקים, משפטי ועוד.
• שיפור השירות ללקוחות החברה ולעובדים בשל זמינות מידע מהיר.
• בקרה ניהולית על תהליכי עבודה \ סיכומי  דיון \ תשלומים ומשימות בצורה יעילה.
• עמידה בדרישות רגולציה (SOX וכדומה) - תיעוד תהליכים.
• אפשרות לפתרון מודולארי ממוקד מחלקה \ צורך.

 חיסכון ניכר בשעות עבודה של קלדנות ותיוק בעקבות מיכון תהליכים.

 חיסכון ניכר בשעות עבודה של עובדים לאחזור מסמכים.

 חיסכון בשטח אחסון יקר. 

 חיסכון בשעות עבודה עקב ניהול וייעול תהליכי עבודה פנים ארגוניים וחיצוניים.

 חיסכון בעלויות תפעוליות כגון: נייר, דיו, טיונרים, קלסרים, פעימות מונה ועוד.

באמצעות הפתרון של אוצר ניתן לחסוך כ 30% - 50% בהוצאות הנ"ל, להגדיל את
פרודוקטיביות העובדים ולשפר את השירות ללקוחות החברה ולעובדים
ולא פחות חשוב -  לשפר את כושר התחרות של הארגון.

 ROI מדיד אשר מוחזר מניסיוננו תוך מספר חודשים!  

בזכות האוצר:

• ניהול כלל המידע הארגוני הבלתי מובנה במקום מרכזי אחד
• איתור מהיר ושליפת כל מסמך בארגון – תוך 10 שניות!
• יכולת קבלת החלטות בזמן אמת
• זמינות ונגישות למידע הנחוץ לקידום תהליכים עסקיים
• ייעול עבודת החברה ברמה יומיומית
• חיסכון בשעות תיוק, אחזור מידע והקלדות
• חיסכון תפעולי בנייר, דיו, צילומים, שינוע מסמכים ועוד
• חיסכון בשטח אחסון יקר
• שיפור השירות ללקוחות
• יצירת יתרון תחרותי

פתרונות מובנים למחלקות בארגון

עוצמת מערכת אוצר וגמישותה מאפשרות לייצר פתרון יעיל לניהול התהליכים וכל סוגי המסמכים, על פי צורכי המחלקות השונות בארגון.
כל מחלקה יכולה להגדיר לעצמה את צרכיה בצורה ייחודית ודינמית ולקבל פתרון המתאים לה, ללא תלות במחלקות האחרות, כל זאת תוך כדי הנגשת המידע למורשים הנבחרים בארגון.

להלן דוגמאות של פתרונות מחלקתיים מובנים:

חברת אוצר מעניקה ללקוח פתרון מלא מקצה לקצה - One-Stop-Shop

אוצר מעניקה ללקוח מענה מקצועי לטיפול במסמכים בכל טווח דרישותיו וצרכיו.

פתרון אוצר כולל שלושה מרכיבים מרכזיים:

·         טכנולוגיה: פלטפורמת אוצר מכילה מבחר אשפים חכמים שבאמצעותם קל לבנות פתרון גמיש ומהיר המותאם בדיוק לצרכי הלקוח.

·         אנשים: ביצוע אפיון והגדרת הפתרון, הנו מרכבי מהותי בהטמעת הפתרון. הידע והניסיון הרב שיש לנו בארגון ושיטות, מאפשר לנו להגדיר ללקוח את תהליכי העבודה, ואת מבנה עץ המידע בדיוק לצרכיו. בתהליך זה אנו בונים גם תכנית עבודה מפורטת ורותמים את העובדים לסייע בהצלחת ההטמעה.

·         הטמעה: מכלול פעילויות ההתקנה, ההדרכה, ליווי הלקוחות, בניית תכנית עבודה, ניהול, מעקב ובקרה שוטפים. יחד, יוצרים פתרון שלם ללקוח.

אוצר - הכל כלול, הכל עלינו

ניהול כולל של הפרויקט:

• אפיון מפורט מותאם לצורכי הלקוח.
• התקנת המערכת והקמת היישום.
• ביצוע התאמות במידת הצורך.
• תיעוד.
• ליווי, הדרכה והטמעה.

להלן תרשים הפתרון: